Anonim şirket esas sermaye azaltım işlemi TTK m. 473 ila 475 hükümlerinde düzenlenmiştir.

MERSİS’ten başvuru yapılarak talep numarası alınmalı ve gerekli evraklar ile birlikte başvuru yapılmalıdır.

1-) Dilekçe

• Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı, ekindeki evrak dökümünü içermelidir.

2-) Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisi atama yazısının aslı (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 32).

3-) Hazirun cetvelinin aslı (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 16/3, 29/1).

• Esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerde, başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 14/2).

4-) Sermayenin azaltılmasının sebepleri ile azaltmanın amacı ve azaltmanın ne şekilde yapılacağını gösterir yönetim kurulunca hazırlanmış ve genel kurul tarafından onaylanmış sermayenin azaltılmasına ilişkin rapor (1 nüsha) (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-c).

5-) Esas sözleşmenin değişen maddesine ait tadil tasarısının ve sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulu raporunun onaylandığı, sermayenin azaltılmasının ne tarzda yapılacağının gösterildiği genel kurul kararı (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-b, d).

• Genel kurul karar ve müzakere defterinden noter onaylı bir suret.

6-) Sermaye azaltımının genel kurulda kabul edilmesinden sonra şirket alacaklılarına yedişer gün arayla üç defa çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-e). (EK- 1)

7-) Yeminli/Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Raporu ve Mali Müşavir Faaliyet Belgesi.

• Sermayenin azaltılmasına rağmen şirket alacaklılarının haklarını tamamen karşılayacak miktarda aktifin şirkette mevcut olduğunun belirlenmesine ilişkin YMM veya SMMM raporu, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde ise yeminli mali müşavir raporu (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-ç).

8-) Yönetim kurulu tarafından imzalanmış, beyanda bulunan alacaklıları gösteren liste ekinde; alacaklı olduğunu beyan eden alacaklıların, alacaklarının ödendiğini veya teminat altına alındığını gösteren belge ya da bu durumu doğrulayan mali müşavir faaliyet raporu ve mali müşavir faaliyet belgesi (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-f).

9-) Beyanda bulunan alacaklı bulunmadığı takdirde, 3. ilan tarihinden 2 ay sonraki bir tarihte hazırlanmış bu hususa ilişkin yönetim kurulu beyanı (TTK m. 474/1).

• Alacaklılara verilen 2 aylık sürenin sona ermesinden ve beyan edilen alacakların ödenmesinden veya teminat altına alınmasından sonra yukarıda sayılan belgeler ile azaltımının tescili talep edilebilir (TTK m. 475/1).

Sermaye, zararlar sonucunda bilançoda oluşan bir açığı kapatmak amacıyla ve bu açıklar oranında azaltılacak olursa;

• Yönetim kurulunca alacaklıları çağırmaktan ve bunların haklarının ödenmesinden veya teminat alınmasından vazgeçilmiş ve buna ilişkin yönetim kurulu kararı, Müdürlüğümüze ibraz edilmiş ise şirket alacaklılarına çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri ve bilinen alacaklılara yapılan çağrı mektupları ile alacakların ödendiğini veya teminat altına alındığını gösteren belgeler aranmaz (TTK m. 474/2 - Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/3).

10-) Şirket esas sözleşmesi değişikliği Bakanlık veya diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için bu izin veya uygun görüş yazısı (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-a).

UYARI: GENEL KURUL İÇ YÖNERGESİ

Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Bakanlık tarafından, asgari unsurları belirlenmiş olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir (TTK m. 419/2).

• "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik"hükümlerine uygun olarak hazırlanacak genel kurul iç yönergesinin, ilk yapılacak  olağan / olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur (m. 40/4). Genel kurul toplantı usul ve esasları hakkında düzenlenen iç yönerge yönetim kurulu üyesi ve toplantı başkanı tarafından imzalanmalı, iç yönerge metni bir nüsha olarak ibraz edilmelidir.
• Özel kanunlara tabi şirketlerin, tabi oldukları özel mevzuat hükümlerini de dikkate alarak genel kurul iç yönergesini kabul edip, tescil ettirmesi gerekmektedir (m. 40/2).    
• Tek pay sahipli anonim şirketlerce de bir genel kurul iç yönergesinin hazırlanıp, bu iç yönergenin şirket genel kurulunca onaylanarak, tescil ettirmesi gereklidir (m. 43/1).
• Şirketin dosyasında daha önce tescil edilmiş bir genel kurul iç yönergesinin bulunması durumunda gerek bulunmamaktadır.